Was sind XRechnung und ZUGFeRD?
Zwei Begriffe, die seit der E-Rechnungspflicht überall auftauchen – hier erklären wir sie ohne Fachchinesisch.
Warum gibt es das überhaupt?
Der Gesetzgeber will Rechnungen zwischen Unternehmen digitalisieren, damit sie automatisch verarbeitet werden können – ohne Papier, ohne Abtippen. Dafür reicht ein normales PDF nicht mehr aus: Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten nach dem europäischen Standard EN 16931.
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 €.
- Bis 31. Dezember 2027: Übergangsfrist für kleinere Unternehmen (Umsatz bis 800.000 €).
- Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.
Gültige Formate nach EN 16931 sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil EN 16931). Genau hier setzt Ode.eRechnung an.
XRechnung
Die XRechnung ist eine rein maschinenlesbare Datei im XML-Format. Es gibt keine "hübsche" Ansicht zum Ausdrucken – ein Mensch kann sie nicht ohne spezielle Software lesen. Software liest die Daten dagegen automatisch aus und verarbeitet sie direkt weiter.
Haupteinsatz: Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G) – hier ist die XRechnung in Deutschland bereits vorgeschrieben.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: eine ganz normale PDF-Rechnung, in die zusätzlich strukturierte XML-Daten eingebettet sind. Für Menschen sieht sie aus wie jede andere Rechnung – man kann sie öffnen, lesen, ausdrucken und per E-Mail verschicken.
Haupteinsatz: Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) – meist die einfachere und praxisnähere Wahl für kleine Betriebe, da niemand auf der Empfängerseite umlernen muss.
XRechnung vs. ZUGFeRD im Vergleich
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Format | reines XML | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar? | Nein, nur mit spezieller Software | Ja, wie eine normale PDF-Rechnung |
| Typischer Einsatz | B2G – Rechnungen an Behörden | B2B – Rechnungen an Unternehmen |
| Rechtlicher Standard | EN 16931-konform | EN 16931-konform (ab entsprechendem Profil) |
| Empfehlung für KMU | Wenn Kunde/Behörde XRechnung verlangt | In den meisten B2B-Fällen die einfachere Wahl |
Beide Formate sind rechtlich gleichwertig zulässig – welches du nutzt, hängt davon ab, wer deine Rechnung empfängt.
Und wie löst odeloft das für dich?
Du musst dir diese Unterschiede nicht merken. Mit Ode.eRechnung wählst du beim Erstellen einer Rechnung einfach aus, an wen sie geht – odeloft erzeugt automatisch das passende, gesetzeskonforme Format im Hintergrund.
Mehr zu Ode.eRechnungXRechnung = nur für Software gemacht, meist für Behörden.
ZUGFeRD = PDF zum Anschauen und Daten für die Software, meist für Geschäftskunden.
Noch Fragen zu E-Rechnung, XRechnung oder ZUGFeRD?
Wir erklären es gern auch am Telefon – ohne Fachbegriffe, versprochen.
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